PENGERTIAN, FUNGSI, JENIS, DAN SYARAT-SYARAT RAPAT YANG BAIK

Calistung Pembelajaran : SMK

A.    Pengertian Rapat

1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi
3. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat
4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan, bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut organisasi/perusahaan.

B.     Fungsi Rapat

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:

1. Untuk memecahkan masalah

2. Untuk menyampaikan informasi

3. Sebagai forum demokrasi

4. Sebagai alat koordinasi yang baik

5. Sebagai sarana bernegoisasi

6. Sebagai sarana pembentukan peraturan

C.     Jenis-Jenis Rapat

Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:

1.  Menurut Tujuannya

a.  Rapat penjelasan

Rapat penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

b.  Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.

c.  Rapat perundingan

Rapat perundingan yaitu, rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.

2.  Menurut Sifatnya

a.Rapat resmi (formal meeting), yaitu yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

b. Rapat tidak resmi (informal meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.

c.Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.

3. Menurut Jangka Waktunya

a.Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.

b.Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c.Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris.

4.      Menurut Frekuensinya

a.       Rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.

b.      Rapat incidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama.

D.    Syarat-Syarat Rapat Yang Baik

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatab berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Disiplin waktu

E.     Tipe-Tipe Pemimpin Rapat

1. Tipe otoriter
2. Tipe demokratis
3. Tipe laisezz-faire

F.      Tipe-Tipe Peserta Rapat

1. Tipe pemberi informasi
2. Tipe pemberi semangat
3. Tipe inisiatif
4. Tipe pemersatu
5. Tipe penyerang
6. Tipe perantara
7. Tipe pendengar

F. jenis atau model penataan ruang rapat yang sesuai dengan jumlah anggota rapat, berikut ulasannya.

1.Jenis Theatre

Sesuai namanya, Theatre, ruang rapat jenis ini disulap layaknya penataan gaya sebuah ruangan teater dengan menepatkan kursi-kursi secara sejajar tanpa meja dan menghadap ke satu arah atau titik yang sama. Untuk pola tata letak biasanya bisa dibuat dengan cara membentuk garis lurus, melingkar, setengah lingkaran, atau bahkan miring.

Jenis tata ruang rapat seperti ini sangat efektif digunaka bagi peserta rapat dengan jumlah yang banyak, pertemuan skala besar, ataupun layaknya seminar. Penataan ruang rapat seperti ini juga cukup efektif bila tidak ada dilakukan kegiatan menulis. Kekurangan dari penataan ruang seperti ini adalah, hanya ada komunikasi antara pemimpin rapat dan peserta, tanpa bisa dilakukan komunikasi antar peserta rapat lainnya.

2.Jenis Letter U

Sementara itu, untuk sebuah rapat yang membutuhkan kegiatan presentasi, sangat disarankan untuk melakukan penataan ruang rapat dengan pola letter ‘U’ atau huruf ‘U’. Anda bisa membentuk pola gabungan meja dan kursi menjadi sebuah bentuk huruf U dengan menempatkan kursi di bagian luar huruf.

Biasanya, model tata ruang rapat seperti ini digunakan untuk pertemuan atau rapat seperti direksi atau komite, dengan menambahkan beberapa elemen seperti proyektor, speaker, pointer, dan lain-lain. Dengan pola ruangan seperti ini akan memberikan interaksi yang cukup antara seluruh anggota rapat yang ada.

Kekurangan dari pola tata ruang rapat seperti ini adalah, jumlah peserta yang terbatas, sehingga tidak efektif bila digunakan untuk jumlah peserta yang mencapai puluhan orang.

3.Jenis Kelas

Layaknya sebuah ruangan didalam kelas, suasana rapat akan terasa lebih santai dengan menempatkan papan tulis sebagai elemen untuk presentasi. Pola jenis ini disarankan bagi pertemuan atau rapat yang membutuhkan referensi tambahan untuk materi pembahasannya dengan waktu yang dirasa cukup lama.  Ini juga didukung dengan meja yang ada didepan para peserta, agar mereka lebih nyaman untuk mencatat ataupun membuka laptop atau bahkan makanan ringan.

Kekurangan dari pola jenis ini tak jauh berbeda dengan jenis teater, dimana peserta hanya bisa berfokus pada satu titik antara pemimpin rapat dan peserta.

4.Jenis Konferensi

Pola Penataan jenis ini dilakukan dengan meletakkan meja persegi panjang sebagai titik sentral, yang kemudian dikelilingi oleh kursi peserta rapat. Jenis penataan ruang rapat seperti ini juga biasa digunakan untuk rapat rapat berskala direksi dan komite yang mengharuskan pembahasan yang cukup mendalam. Dengan begitu, semua peserta yang rapat dapat saling berkomunikasi, dan saling bertukar pikiran dalam memberikan pendapat.

Sayangnya, jenis ini tata ruang seperti ini tidak cocok dilakukan bagi sebuah rapat yang membutuhkan presentasi didalamnya, semakin besar ukuran meja yang akan digunakan, maka semakin sulit untuk berkomunikasi sesama anggota rapat.

5.Jenis Berongga

Salah satu ciri khas dari tipe penataan ruang jenis ini adalah adanya sebuah space kosong ditengah-tengah meja yang dijadikan untuk rapat. Bentuk dari meja itu sendiri bisa berbentuk persegi, persegi panjang, lingkaran, ataupun octagonal. Pola penataan ruang seperti ini sangat dianjurkan bagi rapat yang mengharuskan adanya partisipasi antar kelompok peserta, yang nantinya akan ada perwakilan dari masing-masing kelompok untuk memberikan presentasi secara bergantian.

6.Jenis Melingkar

Dan bagi yang ingin mengadakan rapat dengan suasana yang santai dan tidak terlalu formal, sebaiknya menggunakan pola penataan ruang rapat dengan meja kantor berbentuk lingkaran yang dinamis dan santai. Biasanya, dengan menggunakan meja berbentuk bundar atau lingkaran tersebut, diatasnya akan terdapat berbagai macam bahan meeting, dan juga makanan ringan agar suasana meeting tidak terasa terlalu kaku.

Pola penataan ruang rapat seperti ini sangat dianjurkan bagi pertemuan atau meeting dengan skala kecil yang mampu menghasilkan interaksi dan keterlibatan yang saling mendukung antara seluruh anggota rapat.

*-*

Saya sangat mengapreasikan segala kunjungan , komentar dan kritik pembaca ke Blog CALISTUNG PEMBELAJARAN. Semua itu telah membuat blog Calistung Pembelajaran menjadi lebih baik. Saya mohon maaf jika terdapat kesalahan dalam tulisan dan berinteraksi.

Semoga bermanfaat.

*Salam Pendidikan*

*Lakukan suatu hal yang bermanfaat bagi diri sendiri maupun orang lain*